Google alati su najbrži način da si već danas uštedimo sate rada, jer nam daju jedan centralni sustav za dokumente, tablice, bilješke, zadatke, sastanke i automatizaciju – bez stalnog prebacivanja između aplikacija. Kad jednom posložimo rutinu, puno manje “lovimo” datoteke, dogovaramo termine u porukama i ručno prepisujemo podatke.
Svi smo se našli u situaciji da nam je hitno trebala zadnja verzija dokumenta, da smo zaboravili gdje je tablica, ili da se sastanak zakazivao kroz 20 poruka. Tu pomažu Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Calendar, Google Keep i Google Forms.
Key takeaways
- Standardizacija spremanja i naziva štedi vrijeme.
- Povezani alati rade brže od pojedinačnih.
- Forms uklanja ručno prepisivanje.
- Apps Script automatizira ponavljanje.
Google alati u praksi: Kako biramo što koristiti
Najbrže napredujemo kad svaki tip posla ima svoj “dom”. Za datoteke koristimo Google Drive i dogovorimo jednostavna pravila: jedna mapa po projektu, podmape (Dokumenti, Tablice, Vizuali, Admin), te dosljedne nazive (npr. 2026-01-30_klijent_naziv). Time Google alati prestaju biti kaos i postaju sustav.
U dokumentima radimo u Google Docs s komentarima i prijedlozima, umjesto da šaljemo verzije “final_final2”. U tablicama, Google Sheets nam drži popise zadataka, budžete, sadržajne planove i baze kontakata. Kad se sve otvara iz Drivea, Google radi ono što najbolje zna: povezuje.
Zanimljiv podatak iz prakse
Najviše vremena ne trošimo na “težak posao”, nego na mikropauze: traženje datoteka, prepisivanje, dogovaranje termina. Kad to skratimo, osjećaj fokusa se vraća isti dan.
Kad je brzina bitna: Docs i Sheets kao “radni stol”
U Google Docs koristimo predloške za ponavljajuće sadržaje (ponude, briefove, checkliste). To znači da svaki put krećemo s već pripremljenom strukturom, a ne od nule. Kad radimo timski, komentari i dodjela zadataka u dokumentu rješavaju 70% nepotrebnih poruka.
U Google Sheets ključ je u formulama i filtrima. Ako često ponavljamo iste analize, najbolje je složiti tablicu tako da se podaci samo lijepe unutra, a rezultati se računaju sami. Za pregled dostupnih funkcija koristimo službeni popis funkcija u pomoći za Google Sheets.
Planiranje bez ping-ponga: Calendar + Tasks + Keep
Za raspored i rokove oslanjamo se na Google Calendar jer nam daje realan pogled na dan, tjedan i fokus blokove. Sve što ima vrijeme ide u Calendar. Sve što nema vrijeme, ali ima rok, ide u Google Tasks. Brze ideje, popisi i “uhvati misao” idu u Google Keep.
Ova podjela je jednostavna, ali brutalno učinkovita: prestanemo trpati sve u jedno mjesto i napokon znamo gdje što živi. I da, ovo je “Google” disciplina: manje aplikacija, manje trenja, više jasnoće.
Mini trik koji odmah radi
Ako nam je glava puna, ne trebamo bolji plan nego brži “dump”. Keep je idealan za istresanje misli u 30 sekundi, a Tasks za pretvaranje toga u konkretne korake.
Prikupljanje informacija bez ručnog prepisivanja: Forms
Kad god skupljamo podatke (upiti klijenata, prijave, ankete, narudžbe), Google Forms je najbrži put do urednih odgovora. Prednost nije samo u formi, nego u tome što su rezultati odmah strukturirani i spremni za analizu, bez “copy-paste maratona”.
Forms posebno spašava vrijeme kod ponavljajućih procesa: isti obrazac koristimo svaki put, a odgovori dolaze konzistentno. To je točka gdje Google alati počinju vraćati sate, a ne minute.
Automatizacija koja briše dosadne korake: Apps Script
Kad osjetimo da nešto ponavljamo treći put tjedno, vrijeme je za automatizaciju. Apps Script je Googleova platforma koja omogućuje povezivanje i automatizaciju radnji u Workspaceu (npr. Sheets, Docs, Gmail, Calendar). Ne moramo biti programeri da bismo koristili jednostavne skripte ili gotove obrasce – bitno je da znamo što želimo automatizirati.
Primjeri koji najčešće štede vrijeme: automatsko kreiranje događaja iz podataka, generiranje dokumenata iz tablice ili slanje standardiziranih mailova kad se promijeni status u Sheetsu. Kad jednom složimo automatiku, Google alati rade umjesto nas.
Što koristiti i kad
| Situacija | Najbolji alat | Što dobivamo |
| Tražimo “zadnju verziju” datoteke | Google Drive | Jedno mjesto, kontrola pristupa, verzije |
| Pišemo tekst i radimo komentare | Google Docs | Suradnja u realnom vremenu, bez duplih verzija |
| Radimo plan, evidenciju, izračune | Google Sheets | Formule, filteri, brza analiza |
| Dogovaramo sastanke i rokove | Google Calendar | Pregled rasporeda, bolji fokus |
| “Brze misli” i checkliste | Google Keep | Brzo bilježenje, manje zaboravljanja |
| Skupljamo prijave i podatke | Google Forms | Strukturirani odgovori, manje ručnog rada |
Zaključak
Google alati stvarno štede sate rada tek kad ih koristimo kao sustav: Drive za red, Docs i Sheets za proizvodnju, Calendar za ritam, Tasks i Keep za kontrolu, Forms za prikupljanje, a Apps Script za automatizaciju. Kad to posložimo, Google prestaje biti skup aplikacija i postaje naša svakodnevna “operativna baza”.
Ako želimo ići korak dalje, vrijedi uložiti vrijeme i u Excel formule koje će ti uštedjeti sate rada, jer logika automatizacije je ista: manje ručno, više pametno.
